Politica de confidențialitate

eDigitalizare SRL (CUI RO49278701, Reg. Com. J2023001097301, sediul în Jud. Satu Mare, Com. Odoreu, Str. Salcâmilor nr. 2), operatorul platformei certificat-constatator-express.ro, denumită în continuare „Operatorul” sau „noi”, prelucrează datele tale cu caracter personal în conformitate cu Regulamentul (UE) 2016/679 (GDPR), Legea nr. 190/2018 și legislația națională în vigoare. Această politică explică ce date colectăm, în ce scop, cui le divulgăm, cât le păstrăm și ce drepturi ai.

1. Operatorul de date

Operatorul de date cu caracter personal pentru platforma certificat-constatator-express.ro este eDigitalizare SRL, cu datele de identificare de mai sus. Pentru orice solicitare privind datele tale, ne poți contacta la formularul de contact.

2. Ce date colectăm

Colectăm doar ce e necesar pentru cererea de certificat constatator:

a) Date despre firmă

Codul fiscal (CUI) și denumirea firmei, plus datele publice din Registrul Comerțului și de la ANAF aduse automat după CUI.

b) Date despre persoană (doar la certificatul pentru persoană fizică)

Numele complet și codul numeric personal (CNP) al persoanei pentru care se cere certificatul.

c) Date de contact și facturare

Adresa de email, numărul de telefon și datele de facturare (persoană fizică sau firmă).
Scopul pentru care ceri certificatul, așa cum îl alegi în formular.

d) Date de acceptare a contractului

Data și ora acceptării termenilor (timestamp), adresa IP și user-agent-ul dispozitivului.

e) Date de plată

Datele tranzacției, procesate securizat de furnizorul de plăți. Nu stocăm datele cardului pe serverele noastre. La plata prin transfer bancar păstrăm dovada plății pe care ne-o trimiți și referința tranzacției.

f) Date tehnice și de navigare

Adresă IP, tip browser și dispozitiv, pagini vizitate, sursa traficului.

Nu cerem act de identitate, fotografie sau semnătură pentru acest serviciu.

3. Scopul prelucrării

Prestarea serviciului: depunerea cererii de eliberare a certificatului constatator la ONRC, în numele tău, și trimiterea certificatului pe email.
Încheierea și executarea contractului: generarea contractului de prestări servicii.
Facturare și plăți: emiterea facturilor și procesarea plăților.
Comunicare: informarea ta privind stadiul comenzii și solicitarea de informații suplimentare.
Obligații legale: conformarea cu obligațiile fiscale, contabile și de arhivare.
Securitate și prevenirea fraudelor: prevenirea utilizării abuzive a serviciului.
Îmbunătățirea serviciilor: analiza agregată a utilizării platformei.

4. Temeiul legal

Executarea contractului (art. 6 alin. 1 lit. b GDPR): pentru prestarea serviciului comandat.
Consimțământul (art. 6 alin. 1 lit. a GDPR): pentru comunicări și cookie-uri neesențiale.
Obligația legală (art. 6 alin. 1 lit. c GDPR): pentru obligațiile fiscale, contabile și de arhivare.
Interesul legitim (art. 6 alin. 1 lit. f GDPR): pentru securitatea platformei, prevenirea fraudelor și îmbunătățirea serviciilor.

5. Destinatarii datelor și persoanele împuternicite

Pentru a presta serviciul, divulgăm datele strict necesare către următoarele categorii de destinatari. Unii dintre aceștia acționează în calitate de persoane împuternicite (procesatori), în baza unor contracte de prelucrare conforme cu art. 28 GDPR, care le impun să prelucreze datele exclusiv conform instrucțiunilor noastre și să asigure confidențialitatea și securitatea lor.

a) Autoritatea emitentă

Oficiul Național al Registrului Comerțului (ONRC), pentru depunerea cererii și eliberarea certificatului constatator.

b) Furnizori de servicii (persoane împuternicite)

Stripe, Inc.: procesare plăți online (certificat PCI DSS Level 1).
Supabase, Inc.: infrastructură cloud (bază de date), date găzduite în Uniunea Europeană.
Amazon Web Services (AWS S3): stocare securizată a certificatelor și contractelor, regiunea eu-central-1 (Frankfurt, UE).
Railway: serverul care trimite cererea către portalul ONRC.
Resend: trimiterea email-urilor tranzacționale (confirmări, notificări, certificatul).
Oblio: emiterea facturilor (e-factură).
CloudConvert: conversia contractului din DOCX în PDF.

Nu vindem, nu închiriem și nu transferăm datele tale către terți în scopuri de marketing sau alte scopuri comerciale.

6. Transferuri internaționale de date

Datele sunt găzduite în principal în Uniunea Europeană (Supabase: UE; AWS S3: Frankfurt). Unii furnizori (de ex. Stripe) pot prelucra date și în afara Spațiului Economic European. În aceste cazuri, transferul este protejat prin Cadrul UE-SUA privind confidențialitatea datelor (EU-US Data Privacy Framework) și/sau clauze contractuale standard, conform art. 46 GDPR.

7. Durata stocării

Date contractuale și ale comenzilor: pe durata executării contractului + 3 ani de arhivare (termene de prescripție).
Documente fiscale (facturi): 5 ani, conform legislației fiscale.
Certificatul emis: împreună cu dosarul comenzii, ca să ți-l putem retrimite. Poți cere ștergerea oricând.
Date analitice: până la 14 luni.

La expirarea perioadei, datele sunt șterse definitiv sau anonimizate ireversibil.

8. Securitatea datelor

HTTPS/TLS: toate comunicațiile sunt criptate.
Criptare la stocare: documentele sensibile sunt stocate criptat.
Acces restricționat: accesul la date este limitat strict la personalul autorizat, pe principiul „need-to-know”.
Plăți securizate: procesate exclusiv prin Stripe; nu stocăm datele cardului.
Backup și monitorizare: backup-uri regulate și monitorizarea evenimentelor de securitate.

9. Drepturile tale

Conform GDPR, ai următoarele drepturi privind datele tale:

Dreptul de acces (art. 15): o copie a datelor prelucrate.
Dreptul la rectificare (art. 16): corectarea datelor inexacte.
Dreptul la ștergere (art. 17, „dreptul de a fi uitat”): sub rezerva obligațiilor legale de păstrare.
Dreptul la restricționarea prelucrării (art. 18).
Dreptul la portabilitatea datelor (art. 20).
Dreptul la opoziție (art. 21).
Dreptul de a retrage consimțământul în orice moment, fără a afecta legalitatea prelucrării anterioare.

Pentru exercitarea acestor drepturi, scrie-ne prin formularul de contact sau prin poștă, la sediul firmei. Răspundem în termenul legal de cel mult 30 de zile.

10. Cookie-uri

Platforma folosește cookie-uri esențiale (pentru funcționare și securitate) și, cu acordul tău, cookie-uri de analiză și marketing. Detalii complete și modul de gestionare în Politica de cookie-uri.

11. Modificări ale politicii

Ne rezervăm dreptul de a modifica această politică pentru a reflecta schimbări ale practicilor noastre sau ale legislației. Modificările semnificative sunt publicate pe această pagină, cu indicarea datei ultimei actualizări. Recomandăm verificarea periodică.

12. Contact și plângeri

Pentru orice întrebare privind datele tale: eDigitalizare SRL · formularul de contact.

Dacă apreciezi că prelucrarea îți încalcă drepturile, te poți adresa Autorității Naționale de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP): www.dataprotection.ro, B-dul G-ral Gheorghe Magheru nr. 28-30, Sector 1, București. Te încurajăm totuși să ne contactezi întâi pe noi pentru soluționarea amiabilă.